9 pasos clave para elaborar un plan estratégico de departamento

Solo el 29 % de los estrategas reconocen que sus organizaciones modifican los planes lo bastante rápido como para responder a los eventos disruptivos. Según la investigación reciente de Gartner, las empresas que lo hacen comparten una característica: sus responsables de empresa y de departamento participan activamente en el proceso de planificación de la estrategia.

Si bien los responsables de departamento no deberían diseñar nunca sus planes estratégicos en medio de la nada, las circunstancias disruptivas actuales hacen más imprescindible aún que sus planes estratégicos tengan en cuenta diferentes escenarios hipotéticos y puedan adaptarse a los cambios de rumbo de la estrategia empresarial.

“La clave consiste en regirse por algunos principios fundamentales en todo proceso de planificación estratégica, ya sea a nivel empresarial, de la unidad de negocio o del departamento”, afirma Marc Kelly, VP de Gartner. “Y eliminar todo aquello que resulte innecesario y superfluo para comunicar una estrategia eficaz”.

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Antes de iniciar el proceso de planificación estratégica de tu departamento, asume el compromiso de adoptar una mentalidad estratégica. No dejes que te dominen el cortoplacismo, los planes de ejecución táctica y otras actividades de verificación. Con demasiada frecuencia el interés por cumplir los objetivos a corto plazo, el temor al fracaso y la preocupación por las cuestiones operativas ahogan las aspiraciones. 

Este principio es aplicable a tu planteamiento en la gestión de costes y en la elaboración de presupuestos. Oblígate a adoptar un enfoque estratégico siempre que decidas qué iniciativas se deben perseguir y financiar. 

Observa la arquitectura de costes de tu departamento a través de la lente del valor comercial y considera la optimización de costes como una disciplina continua, centrada en dirigir los recursos (tiempo, capacidades y presupuesto) hacia iniciativas de crecimiento diferenciadoras, por ejemplo, la digitalización. 

Transmite con claridad los mejores enfoques de elaboración de presupuestos para las necesidades de tu departamento, teniendo en cuenta qué tipo de presupuesto, basado en los objetivos de la empresa, apoyará mejor la ejecución de tu estrategia.

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Los mejores planes de departamento identifican una selección de iniciativas que impulsarán las aspiraciones empresariales e involucrarán las necesarias capacidades (tiempo, presupuesto, talento y tecnología) para ejecutarse satisfactoriamente. Estos nueve pasos proporcionan una guía que ayudará a los responsables de departamento a abordar de forma rigurosa la planificación, por muy adaptativa que sea la estrategia de la empresa.

Define, de antemano y con claridad, el contexto de la empresa y del negocio para todas las partes interesadas. Así evitarás malentendidos entre los gerentes y los ejecutivos que podrían hacer descarrilar el proceso. 

Presenta a tu departamento las responsabilidades, los plazos del proceso y los resultados que esperas de cada participante, en especial cuando los procesos de planificación y de elaboración de presupuestos impliquen a varios departamentos. Identifica qué partes interesadas aprobarán en última instancia tu estrategia y tus planes presupuestarios.

Confirma:

• La misión de la empresa, que define la razón de ser de tu organización y las metas permanentes que persigue. 

  • Ejemplo: La misión de un fabricante de coches eléctricos de “acelerar la transición mundial hacia la energía sostenible” refleja su absoluto compromiso por avanzar hacia unas prácticas sostenibles y recuerda a sus empleados el objetivo general de la empresa.

• La visión de la empresa, que materializa las aspiraciones abstractas pero realistas de la organización, incluidos los valores, principios y creencias subyacentes, y en la que se apoyan los procesos de toma de decisiones.

  • Ejemplo: La visión de una compañía aeroespacial de “ser la principal empresa en la industria aeroespacial y de defensa” es realista y más atractiva que el statu quo. Posee dirección y enfoque.

Asegúrate de que los empleados de tu departamento sepan cómo se aplican la misión y la visión en su trabajo específico. Expresa con claridad qué repercusión tendrán las prioridades, los desafíos y los cambios de rumbo empresariales en los imperativos, oportunidades, riesgos y prioridades de tu departamento.

La estrategia empresarial traduce las aspiraciones comerciales en:

• Metas: compromisos individuales o combinados que, cuando se alcanzan, impulsan valor diferenciador a largo plazo.

  • Ejemplo: Llegar a ser el mayor proveedor de electricidad de fuentes renovables de Europa.

• Objetivos: pasos concretos y cuantificables que describen cómo se alcanzará una meta específica (consulta en el paso 4 las acciones necesarias para ello).

  • Ejemplo: Incrementar la capacidad de energía eólica global un 200 % durante tres años, con diez nuevos parques eólicos en cinco zonas de Europa.

Cuando el plan empresarial esté claro, puedes evaluar el estado actual de las actividades de tu departamento, identificar el estado futuro y establecer las metas y los objetivos en consonancia.

Identifica las capacidades del departamento que son necesarias para ejecutar tu plan de acción. Pide a los socios comerciales que evalúen su percepción de las debilidades y fortalezas de tu departamento. Tu propia evaluación y la de tus socios comerciales deberían coincidir a grandes rasgos. Independientemente de ello, genera y prioriza una lista de capacidades que impulsar y carencias que cubrir en tu departamento, como resultado de tus hallazgos.

Esta es la etapa en que, partiendo de tu evaluación general, conviertes tus metas y objetivos en pasos con acciones detalladas y responsabilidades asignadas. Este plan de acción del departamento debe ser un documento formal que resuma la secuencia de los pasos o las iniciativas necesarios para alcanzar un objetivo. Será la principal fuente de información acerca de cómo ejecutarás, supervisarás, controlarás y cerrarás cada objetivo.

Los planes de acción están sujetos a cambios si se producen acontecimientos inesperados, así que deberás prepararte para reaccionar con una estrategia adaptativa que te permita responder al cambio de la forma y en el momento en que puedas manejarlo.

Los términos medida e indicador a menudo se usan indistintamente, pero no deben confundirse.

• Una medida es un resultado comercial observable (por ejemplo, el compromiso de los empleados). Las medidas te permiten evaluar la eficacia de tus planes de acción. Debes acordarlas de antemano para evitar sesgos en los informes.

• Un indicador describe los datos reales recopilados para cuantificar la medida (por ejemplo, el porcentaje de empleados “satisfechos” según una encuesta anual).

Intenta que las medidas y los indicadores sean lo bastante exhaustivos como para reflejar todo un rango de variables. A modo de ejemplo, no te bases solo en la satisfacción del cliente para medir el compromiso del empleado. Incluye el seguimiento de los factores esenciales, como el esfuerzo discrecional y la intención de permanencia.

Presenta de forma sencilla y clara los elementos clave de tu plan estratégico: en qué estado se encuentra el departamento, a qué estado aspira y cómo alcanzará ese estado futuro. 

Sintetiza una visión general en una sola página que comunique cómo estás aportando valor hoy y demuestre cómo tu plan estratégico repercutirá en la empresa a lo largo del próximo año. Incluye una declaración de la estrategia, una descripción de tipo “antes y después” del estado de tu departamento, uno o dos supuestos fundamentales que sustenten la estrategia y entre cinco y siete iniciativas necesarias para cumplir los objetivos departamentales establecidos que contribuirán a las metas de la empresa.

Para conseguirlo, difunde los objetivos y la estrategia en todos los niveles de tu departamento y de la empresa. La plantilla de estrategia de una página es una herramienta práctica porque facilita la comprensión del plan a los demás, pero necesitarás de todas formas un proceso premeditado para comunicarlo y garantizar que los integrantes fundamentales lo entiendan y lo acepten. 

Debes concebir un mensaje claro y coherente que promueva la aceptación y el compromiso de los responsables de departamento y la implicación y la motivación de los empleados, habiendo informado claramente a todas las partes interesadas acerca del cambio en tus prioridades y de los motivos que lo justifican.

Una vez adoptado y compartido el plan estratégico, es imprescindible medir sus progresos con respecto a los objetivos, revisar y supervisar el plan para asegurar que mantenga su validez y adaptar la estrategia a las condiciones comerciales cambiantes. Para ello:

• Supervisa los indicadores de avance para realizar un seguimiento de la eficacia del plan estratégico.

• Cancela rápidamente los proyectos que no rinden según lo esperado.

• Haz un seguimiento y una validación de las suposiciones periódicamente. 

Por último, asegúrate de contar con un plan de acción consensuado sobre los pasos específicos o las decisiones que se deben adoptar para incrementar las opciones de éxito cuando la supervisión active una alarma.