Planificación de escenarios hipotéticos para responsables de departamento

Los escenarios hipotéticos son descripciones convincentes de futuros posibles, no necesariamente los más probables, sino los más plausibles, coherentes y sustancialmente diferentes. La pandemia ha puesto de manifiesto lo importante que es prepararse incluso para los contextos más improbables, pero los responsables de departamento no siempre poseen experiencia de primera mano en el proceso de planificación de escenarios hipotéticos. Y, sin embargo, todos la necesitamos.

“Tres cuartas partes de los responsables de la estrategia corporativa consideran que ahora son más frecuentes los cambios importantes en los planes estratégicos”, afirma Marc Kelly, vicepresidente de Investigación de Gartner. “Los responsables de departamento que entiendan cómo afecta el cambio repentino a las decisiones estratégicas y operativas de la empresa pueden hacer cambios pequeños, pero efectivos, para preparar a sus propios equipos a actuar según el riesgo y las oportunidades derivados de la volatilidad”.

Descargar ahora: La plantilla de una página que está revolucionando la planificación estratégica

Los riesgos geopolíticos, las interrupciones de las cadenas de suministro, la inflación y la amenaza de una recesión son nuevos cambios disruptivos que urgen a las organizaciones a redefinir sus reglas del juego. Los responsables de departamento necesitan visualizar y planificar cómo responder dinámicamente a los diferentes resultados potenciales. 

¿Qué son los escenarios hipotéticos? ¿Cuáles son sus objetivos?

Muchos responsables de departamento ya actúan como asesores estratégicos en los ejercicios de planificación de escenarios hipotéticos a nivel corporativo, pero no son tantos los que poseen experiencia en la planificación de escenarios hipotéticos para su propio departamento. Incluso aquellos que trabajan regularmente con sus directores financieros en la planificación de escenarios financieros (vinculados más directamente al plan operativo) pueden necesitar ampliar sus capacidades para aplicar la disciplina de la planificación de escenarios hipotéticos con el fin de identificar y desarrollar sus propios supuestos estratégicos.

Es importante entender lo que son y lo que no son los escenarios hipotéticos. Los escenarios hipotéticos:

• Son descripciones convincentes de futuros posibles.

• No pretenden prever el futuro. 

• No son ni predicciones ni planes de contingencia. 

• No son lo mismo que las opciones estratégicas.

• Son externos. Están fuera del control de la organización (a diferencia del propio plan estratégico).

En última instancia, los objetivos de la planificación de escenarios hipotéticos para un departamento concreto son los mismos que para la empresa:

• Mantener el enfoque en las iniciativas de crecimiento y transformación clave durante el cambio disruptivo.

• Identificar las decisiones estratégicas “seguras” que hay que seguir, independientemente del futuro que se presente.

• Realizar las diligencias debidas en las decisiones más importantes a corto plazo y las correcciones estratégicas según sea necesario.

• Preparar al equipo para reducir los riesgos potenciales y proporcionar una orientación oportuna alineada con los riesgos para los diferentes escenarios.

Sin embargo, los responsables de departamento no pueden limitarse a aplicar los resultados de la planificación empresarial a departamentos como el de Finanzas o de Calidad, principalmente porque la gran envergadura de los planes de empresa no tiene en cuenta sus implicaciones para las estrategias, la exposición al riesgo ni las necesidades de oferta y demanda de los departamentos.

Por ejemplo, a nivel corporativo, responder a un giro del mercado podría traducirse en esfuerzos para atraer a nuevos clientes. Sin embargo, para un departamento puede significar renegociar con los proveedores o destinar más apoyo a los aumentos de la carga de trabajo ad hoc.

En qué se diferencia la planificación de escenarios hipotéticos a nivel departamental

Pon en práctica la planificación de escenarios hipotéticos

A menudo la planificación de escenarios hipotéticos puede convertirse en un ejercicio de “ideas abiertas”; para conseguir que sea pragmático: 

• Dirige a los equipos departamentales para que definan las acciones que deben emprender o abandonar de inmediato con el fin de prepararse para el escenario futuro.

• Asigna los puntos de acción (p. ej., ejecutar un proyecto piloto de optimización de costes) a determinados empleados.

La diversidad de los participantes es fundamental. Normalmente, la perspectiva de los directivos se basa en su experiencia y pueden aportar información sobre la obtención de recursos. El personal de primera línea puede colaborar desde el punto de vista operativo y del impacto en la carga de trabajo. La variedad de puntos de vista ayuda a revelar las interdependencias y a descubrir un conjunto completo de posibles implicaciones.

El resultado es un manual de acciones estratégicas independientes del escenario (es decir, movimientos seguros) y un conjunto de acciones que dependen de la aparición de cada escenario (es decir, movimientos específicos del escenario). Este enfoque puede hacer que la ejecución de la estrategia sea más resiliente: en caso de cambios en el escenario, permite a los responsables de departamento sustituir simplemente las acciones originales por acciones específicas para el escenario, sin necesidad de revisar completamente la estrategia.

Centrarse en elementos de acción que ayuden al equipo a adelantarse a las incertidumbres es más motivador que esperar a que reaccionen a los impactos negativos, y es menos estresante para quienes deben ejecutar el plan de acción.

En resumen:

• La planificación de futuros posibles escenarios hipotéticos se ha vuelto más compleja y más fundamental. Sin embargo, muchos responsables de departamento tienen poca experiencia en esta área.

• En primer lugar, conoce qué son los escenarios hipotéticos y qué se consigue con ellos, y cómo derivar la planificación desde el nivel corporativo hasta el nivel departamental.

• Si se elabora correctamente, la planificación de escenarios hipotéticos refuerza la resiliencia porque ayuda a especificar qué acciones deberían adoptarse en una amplia variedad de situaciones diferentes.