Elabora un mejor plan estratégico para tu departamento

Transforma la estrategia en acciones de manera más rápida y eficaz

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Planificación estratégica para responsables de departamento que funciona

A menudo sucede que implementar una estrategia requiere más tiempo y más costes de lo previsto. Transforma la estrategia corporativa en iniciativas departamentales con un plan de acción que puedas comunicar fácilmente a las partes interesadas.

Aprovecha esta estructura y:

  1. Traduce las aspiraciones empresariales en un plan estratégico que tu departamento pueda realmente utilizar.
  2. Céntrate en las iniciativas y acciones clave específicas de tu departamento.
  3. Define un esquema sencillo en una página que sea fácil de seguir y de comunicar.

Estrategia y planes estratégicos: en qué se diferencian y por qué es importante distinguirlos

La estrategia crea una concepción general de los objetivos que la organización se propone y de lo que necesita para alcanzarlos. Los planes estratégicos tienden puentes entre aquella concepción general y los proyectos concretos y acciones diarias en los que, en última instancia, se materializa la estrategia. El primer paso consiste en conocer las diferencias entre estrategia y planes estratégicos, y por qué es importante distinguirlos.

  • La estrategia define la dirección de la empresa a largo plazo. Articula cómo actuará la empresa para competir con buenos resultados en los mercados elegidos o, en el caso del sector público, cómo actuará la entidad para cumplir su misión.
  • Los planes estratégicos definen cómo alcanzará la empresa sus aspiraciones a medio plazo. Con demasiada frecuencia los planes estratégicos se establecen solo para ser olvidados hasta que se inicia el siguiente ciclo de planificación. Un plan estratégico bien elaborado transforma la estrategia en una hoja de ruta clara, con las iniciativas, acciones e inversiones necesarias para ejecutarla y alcanzar los objetivos de la empresa.
  • Los planes estratégicos departamentales documentan las decisiones y acciones que necesita adoptar el departamento para avanzar de su estado actual hasta el estado final deseado y contribuir eficazmente al modelo de negocio y a los objetivos de la empresa.
  • Los planes estratégicos de la unidad de negocio definen y concluyen las metas, objetivos e iniciativas de cada unidad, teniendo en cuenta al mismo tiempo las prioridades de la empresa y las tendencias externas. 
  • Los planes operativos se ocupan de la ejecución a corto plazo de proyectos y cambios específicos, así como de aquellas tareas operativas que no se recogen en el plan estratégico.

Si eres responsable de la estrategia de tu departamento, por ejemplo de Tecnología de la Información, establece estructuras estratégicas centradas únicamente en los aspectos importantes: supuestos esenciales, indicadores pertinentes y iniciativas clave que tu departamento necesita para contribuir de forma eficaz a los objetivos de la organización, incluso si dichos objetivos cambian.

Busca las tendencias y los cambios disruptivos principales y pon a prueba tus presunciones estratégicas

Es esencial detectar y responder a las tendencias y los cambios disruptivos que puedan repercutir en tu estrategia y tus planes estratégicos, así como cambiar tus presunciones estratégicas. Los ciclos de la planificación estratégica deberían incorporar algún mecanismo para revisar la pertinencia de los supuestos (consulta también “Planificación de escenarios hipotéticos”).

No tener en cuenta las tendencias y los cambios disruptivos, o restarles importancia, puede conllevar carencias significativas en tus presunciones estratégicas y en el proceso de planificación estratégica, ya que podrías pasar por alto tanto las amenazas como las oportunidades de tu propuesta de valor y de tu posicionamiento competitivo.

Una encuesta reciente de Gartner reveló que solo el 38 % de las organizaciones cuentan con un proceso formal para detectar este tipo de tendencias. Gartner analiza las siete áreas clave del cambio disruptivo en un esquema “TPESTRE” de las áreas de tendencias interconectadas (observa la figura). 

Los ejecutivos y los equipos de diferentes departamentos pueden utilizar el esquema TPESTRE para identificar en cualquier momento tendencias clave (desde la experiencia humana mejorada hasta las organizaciones con un objetivo y la sostenibilidad facilitada digitalmente) y analizar su impacto. Esto les permitirá definir las presunciones estratégicas en torno a las tendencias cuando empiecen a determinar qué acciones podrán ser necesarias en términos de modelos empresariales, personal/capacidades, sistemas de TI y recursos.

Después de la alteración en términos humanitarios y geopolíticos que han supuesto la pandemia de COVID-19 y la invasión rusa en Ucrania, una estructura como la TPESTRE puede ayudarte a identificar y supervisar una serie de riesgos que podrían afectar a tu empresa o tu departamento y que necesitas incluir en tu planificación de escenarios hipotéticos. 

La planificación de escenarios hipotéticos, una herramienta para la planificación estratégica de los departamentos

La planificación de escenarios hipotéticos permite a los ejecutivos y a sus equipos estudiar y evaluar alternativas de futuro plausibles para hacer que sus planes estratégicos sean más robustos y resilientes. El cambio disruptivo y la volatilidad asociados con la pandemia pusieron de manifiesto la importancia de aprovechar una variedad de escenarios hipotéticos para reiniciar la estrategia empresarial y los planes estratégicos. 

Utilizada habitualmente por los estrategas a nivel corporativo, la planificación de escenarios hipotéticos es también muy valiosa a nivel departamental. Muchos responsables de departamento poseen poca experiencia en esta planificación estratégica de escenarios hipotéticos, a pesar de trabajar regularmente con el director financiero (Chief Financial Officer, CFO) en la preparación de presupuestos y en diferentes previsiones. Los responsables que aprendan a planificar escenarios hipotéticos y apliquen este conocimiento a su planificación estratégica pueden ayudar a sus organizaciones a sortear con más eficacia las situaciones volátiles y dinámicas, en especial en departamentos como la cadena de suministro, donde la disrupción sigue siendo elevada.

Analizar escenarios hipotéticos te ayuda a determinar los planes de acción y estrategias más adecuados para diferentes futuros posibles. Te muestra cómo reaccionar en un futuro concreto y qué conjunto de medidas tendría sentido adoptar, independientemente de cómo evolucionen las circunstancias al final. 

Para los responsables de equipos departamentales, el desarrollo de escenarios hipotéticos y sus supuestos subyacentes es ya un ejercicio útil para confirmar o discutir las estrategias y asegurar su vigencia.

El objetivo de la planificación de escenarios hipotéticos es asegurar el mejor resultado inmediato posible, además de preparar los planes de acción alternativos más adecuados en función de cómo evolucione la situación. El acordar proactivamente tanto las decisiones operativas a medio plazo como los planes estratégicos a largo plazo reducirá el tiempo de respuesta a los riesgos y oportunidades emergentes. Esto puede ayudar a tu departamento a anticiparse a los efectos negativos de un acontecimiento de gran magnitud o un cambio disruptivo, en lugar de controlarlos de forma reactiva.

Utiliza la planificación estratégica adaptativa para propiciar una respuesta dinámica

En un mundo marcado por crecientes niveles de volatilidad e incertidumbre, cualquier estrategia quedará obsoleta rápidamente. Para abordar este desafío, es imprescindible que la planificación estratégica sea adaptativa. Cuanto más rápido sea el ritmo de cambio de las condiciones operativas y más cambios disruptivos debas integrar en tu estrategia a largo plazo, más adaptativos deberán ser tus modelos de estrategia.

Un enfoque de estrategia de adaptación es lo que asegura que tu organización pueda detectar anticipadamente las nuevas oportunidades y reaccionar más rápidamente que tus competidores, lo que aumentará tus probabilidades de éxito en un mundo digital dinámico.

Un verdadero enfoque de estrategia de adaptación es compatible con las cuatro prácticas fundamentales (consulta la figura) diseñadas para que la empresa deje atrás un proceso rígido, descendente y basado en el calendario y adopte un enfoque estratégico más adaptativo, basado en los acontecimientos. Una estrategia departamental puede incorporar los mismos principios. Aunque un enfoque realmente adaptativo se basará en las cuatro prácticas fundamentales, los responsables de departamento pueden centrarse inicialmente en aquellas que permitan abordar los desafíos estratégicos inmediatos. 

En lugar de necesitar información perfecta o exhaustiva para su ejecución, la estrategia de adaptación utiliza la información disponible para identificar las acciones inmediatas que la empresa o el departamento necesita para conseguir buenos resultados. Estas acciones pueden incluir desde centrarse en las áreas más prioritarias hasta efectuar inversiones básicas o llevar a cabo pruebas experimentales de las ideas. Puedes utilizar los conocimientos derivados de estas acciones, junto con cualquier información y análisis nuevos, para identificar tu siguiente grupo de acciones.

La estrategia de adaptación te obliga a revisar la estrategia cada vez que dispones de información nueva (y pertinente), por lo que es importante repasar continuamente el contexto empresarial para identificar cambios y comprobar (y, en caso necesario, ajustar) la estrategia al responder a dichos cambios. (Consulta también “Presunción estratégica”.)

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La “estrategia” crea un entendimiento común de lo que la empresa quiere conseguir y qué tiene que hacer para lograrlo. Los planes estratégicos tienden un puente desde esa dirección general hasta los proyectos específicos y las acciones cotidianas que, en última instancia, ejecutan la estrategia.

La planificación estratégica se inicia con el establecimiento de la estrategia a nivel de la empresa, pero esa estrategia debe convertirse en acciones. Los tres niveles de planificación estratégica suelen referirse al corporativo frente al de unidad de negocio y al funcional. Los cuatro tipos de planes son habitualmente estratégico, operativo, táctico y de contingencia.

Un plan estratégico eficaz ayuda a los líderes a mejorar el enfoque y la capacidad de respuesta de las actividades de planificación esenciales para lograr su estrategia a largo plazo. Los líderes responsables de la estrategia funcional pueden utilizar las estructuras para centrar a sus equipos en lo más relevante. 

Para construir un plan estratégico de éxito con un proceso consistente y secuencial, los responsables de departamento deben:

  1. Garantizar un uso coherente de los términos para minimizar la confusión en la planificación estratégica y establecer una base de colaboración.
  2. Construir una base sólida para una planificación más detallada estableciendo o poniendo a prueba, en primer lugar, la misión, la visión y la declaración de objetivos.
  3. Racionalizar las aportaciones de las partes interesadas limitando la misión, la visión y la fijación de objetivos a la alta dirección, dejando el desarrollo de objetivos, planes de acción, medidas e indicadores a los gerentes con experiencia en la ejecución.

Los elementos clave de un plan estratégico de éxito comprenden:

  • Misión y visión. La misión de la organización articula sus razones de ser, y la visión establece en qué espera convertirse la organización. El plan estratégico, que vincula a ambos, debe ser lo suficientemente adaptativo como para responder si el contexto cambia durante la ejecución.
  • Presunciones estratégicas. Para elaborar un plan estratégico de éxito, la dirección debe analizar las tendencias y cambios repentinos, y evaluar su posible impacto en los objetivos de la empresa.
  • Diseño de plan estratégico. Un diseño de planificación estratégica riguroso traduce eficazmente la estrategia en planes que pueden y van a ser ejecutados. Los planes deficientes dan lugar a una ejecución insuficiente.
  • Misión: Objetivo de la organización. 
  • Visión: Futuro estado deseado. 
  • Meta: Finalidad. 
  • Objetivo: Cómo alcanzar metas. 
  • Plan de acción: Lo que hace falta para alcanzar objetivos. 
  • Medidas e indicadores: Seguimiento del progreso hacia las metas. 

Los “sistemas” de planificación estratégica se refieren a las herramientas utilizadas para documentar los planes estratégicos. Gartner insta a las organizaciones a no centrarse en la estrategia en términos del documento que están creando. En su lugar, céntrate en convertir la estrategia en un plan de acción fácilmente comunicable.

El plan de acción estratégica es un documento formal que sirve como fuente principal de información sobre cómo se ejecutarán, supervisarán, controlarán y cerrarán los objetivos. Muchas organizaciones también despliegan un “plan de acción” asociado pero separado para lograr el modelo operativo. 

Las medidas son resultados observables que permiten a las organizaciones evaluar la eficacia de sus planes de acción. Los indicadores cuantifican esos cambios observados para permitir a una organización cuantificar concretamente su progreso y mantenerse alineada con las medidas que ha elegido.

 

Mejora el rendimiento en tus principales prioridades estratégicas.