La pandemia de la COVID-19 está teniendo un impacto generalizado en la economía global, dejando a muchos CIOs con el desafío de ahorro de costos de TI inmediatos, de acuerdo con Gartner, Inc.

Se prevé que el gasto en TI se contraiga en todas las categorías y regiones en 2020. Aunque las empresas de la mayoría de las industrias han empezado a reabrir, las medidas de reducción de la pandemia como el confinamiento, el distanciamiento social, las restricciones de viaje y los cierres de fronteras han creado cargas financieras, y las industrias de transporte, la fabricación y los recursos naturales se han visto más afectadas.

En una charla de hoy en el Gartner IT Symposium/Xpo APAC, Chris Ganly, director de investigación sénior de Gartner, afirmó que la COVID-19 ha transformado fundamentalmente la forma en que las personas gastan su dinero, y las organizaciones simplemente tienen que responder.

Gartner defiende un enfoque estratégico de optimización de costos que es una disciplina continua para gestionar el gasto a la vez que maximiza el valor comercial, en lugar de simplemente reducir los costos.

“Los momentos difíciles exigen acciones difíciles”, afirmó Ganly. Pero incluso en las organizaciones que luchan por sobrevivir, los CIOs deben abordar el recorte de costos de la forma menos perjudicial para la salud a medio y largo plazo del negocio. Esto les ayudará a recuperarse más rápido en 2021 y más adelante”.

Gartner aconseja a los CIOs que sigan 10 reglas cuando se enfrenten a la necesidad de reducir rápidamente los presupuestos de TI (véase la Figura 1).

1.    Busca el impacto inmediato. Elimina, reduce o suspende artículos que afectarán el presupuesto en semanas o meses, no en años. Los ejemplos incluyen los gastos en los que se incurre y se pagan mensualmente o trimestralmente en forma de “pago por uso”, en lugar de anualmente.

2.    Reduce, no congeles. Céntrate en los costos que realmente pueden reducirse o eliminarse, no solo congelados durante el periodo actual, sino que solo para reaparecer más adelante.

3.    El efectivo es el rey. Apunta a los elementos que tendrán un impacto efectivo real en el estado de pérdidas y ganancias en lugar de partidas no monetarias como la depreciación o la amortización.

4.    Planifica hacerlo una sola vez. La mayoría de las organizaciones no recortan lo suficiente la primera vez, lo que significa que a menudo necesitan revisar los costos y hacerlo de nuevo. Esto es especialmente relevante para los recortes de personal, donde los ciclos de reducciones continuas pueden ser muy perjudiciales.

5.    Inspecciona cuidadosamente las cuentas. Trabaja con tu socio financiero para obtener una visión sólida del detalle del nivel de gastos, como cuentas de gastos, acumulaciones y anticipos. Utiliza esta vista para identificar reducciones de efectivo específicas que tendrán un impacto inmediato.

6.    Aborda lo que no se ha gastado y comprometido. A menos que los pagos (o compromisos) se puedan recuperar o se puedan devolver los pagos anticipados, el impacto más inmediato será sobre los pagos no gastados o no comprometidos. Evaluar los contratos para las cláusulas de renegociación y rescisión.

7.    Sé holístico: incluye el capital. Normalmente, los gastos operativos son los más fáciles de impactar, pero también se pueden reducir los gastos de capital. Los datos de indicadores clave de TI de Gartner muestran que el 25 % del presupuesto medio de TI se gasta en capital, por lo que se debe garantizar que la gama completa de gastos de TI se tenga en cuenta para reducciones rápidas.

8.    Los costos hundidos son irrelevantes. Cuando se trata de ahorrar dinero, se suele decir que “los costos hundidos son irrelevantes”, lo que significa que el gasto futuro debe considerarse sin relación con el gasto pasado o los “costos hundidos”. Desde el punto de vista de la rápida reducción de costos, esto es realmente cierto, pero todavía vale la pena considerar si el ahorro será más que el beneficio que se puede y se obtendrá al continuar.

9.    Abordar el costo discrecional y no discrecional. El gasto discrecional, como por ejemplo para nuevos proyectos, capacidades o servicios adicionales, a menudo se considera un lugar más fácil de recortar. Sin embargo, incluso los gastos no discrecionales de “gestión del negocio” como la infraestructura y las operaciones de TI pueden reducirse reduciendo el uso o los niveles de servicio.

10.  Aborda los costos variables y fijos. Los costos fijos son gastos que permanecen constantes, independientemente de la actividad o el volumen, como el alquiler de oficina, las suscripciones y la nómina. Para los costos fijos, céntrate en la eliminación. Los costos variables cambian con la actividad o el volumen, por ejemplo, telecomunicaciones, contratistas y consumibles. Para los costos variables, céntrate tanto en la reducción como en la eliminación.

Los clientes de Gartner pueden leer más en 10 reglas para la reducción rápida de gastos.

Acerca del Gartner IT Symposium/Xpo

Gartner IT Symposium/Xpo 2020 es el evento más importante del mundo para los CIOs y otros ejecutivos de TI. Los ejecutivos de TI dependen de estas conferencias para adquirir conocimientos prácticos sobre cómo sus organizaciones pueden utilizar la TI para superar los desafíos empresariales y mejorar la eficiencia operativa. Encuentra noticias, imágenes y videos procedentes del Gartner IT Symposium/Xpo en Smarter With Gartner, en Twitter usando la etiqueta #GartnerSYM.

Las próximas fechas y ubicaciones del Gartner IT Symposium/Xpo son:

8 a 11 de noviembre| EMEA| Virtual

16 a 18 de noviembre | Japón| Virtual

30 de noviembre a 2 de diciembre | India| Virtual